ثلاثة أشهر متتالية، وصلتني فواتير بمبالغ مختلفة عن المتفق عليه. الشهر الأول كان الفرق 200 جنيه، الثاني 150، الثالث 320.
كل مرة أتصل بالمدرسة، يعتذرون ويصححون الخطأ. لكن الشهر التالي يحمل خطأ جديدًا.
الجذر الحقيقي للمشكلة
طلبت لقاء مع إدارة المدرسة. اكتشفت أن موظفة واحدة تدخل بيانات 420 طالب يدويًا كل شهر.
كل طالب له رسوم مختلفة حسب الصف والأنشطة والخصومات. الموظفة تنقل البيانات من ملف إكسل قديم إلى نظام الفوترة.
الخطأ لم يكن تقصيرًا. كان نتيجة حتمية لنظام يعتمد على التركيز البشري المستمر لساعات طويلة.
الحل الذي اقترحته المدرسة
قررت الإدارة تطبيق نظام يربط قاعدة بيانات الطلاب مباشرة بنظام الفوترة. لا يوجد نقل يدوي للبيانات.
النظام يطبق قواعد الرسوم تلقائيًا حسب الصف والخصومات المسجلة. يولد الفواتير دون تدخل بشري إلا للحالات الاستثنائية.
بعد شهرين من التطبيق، توقفت الأخطاء تمامًا. الموظفة أصبحت تراجع التقارير بدلًا من إدخال الأرقام.